06 décembre 2008

Le règlement intérieur

1 - PREAMBULE :

Les statuts de l'Association avec la Chartre Commune aux 4 Centres Sociaux de Mérignac, en définissent les objets, moyens et composition avec les grands principes d'organisation et de gestion.

Le « Règlement intérieur » appelle un règlement intérieur volontairement non inclus dans les statuts de manière à en faire un document facile à faire évoluer, avec souplesse. En cas de litiges avec les statuts, ce sont ces derniers qui primeront. 

2 - LE FONCTIONNEMENT DES INSTANCES STATUTAIRES :

2-1 Assemblées Générales :

L'Assemblée Générale ordinaire doit être prévue deux semaines avant la date initiale, où tous les membres à jour de leur adhésion, doivent être convoqués par écrit, avec un ordre du jour établi par le Président. 

Les rapports d'activités, financier et moral seront préparés, en règle générale par le Directeur, le Président et le Trésorier et revus en Conseil d'Administration préalablement à leur lecture en Assemblée Générale ordinaire pour l'approbation finale. Un exemplaire sera mis à disposition. 

Les membres de moins de 16 ans seront représentés par un titulaire de l'autorité parentale qui disposera d'une voix consultative.

Les Assemblées Générales extraordinaires doivent rester exceptionnelles. Elles réunissent les mêmes dispositions que les Assemblées Générales ordinaires.

2-2 Conseil d'Administration : 

Les convocations suivent les mêmes règles que pour les Assemblées Générales ordinaires, avec ordre du jour approuvé par le Président. 

Un compte rendu est établi par le Secrétaire, ratifié par le Président et le Directeur, puis lu au Conseil d'Administration suivant, pour y être approuvé et amendé. 

Il sera diffusé aux membres excusés, absents et systématiquement aux membres de droit.

2-3 Bureau :

Une convocation sera établie par le Président, avec ordre du jour, une semaine au moins avant la date prévue.

Le Secrétaire tiendra un registre des décisions prises, qui sera disponible au secrétariat de l'Association, pour les membres du Bureau et du Conseil d'Administration. 

Il se réunit en règle générale toutes les quinzaines.

2-4 Pouvoir en cas d'absence :

Il est possible pour un membre qui ne peut assister à une Assemblée Générale ordinaire ou à un Conseil d'Administration, de se faire représenter par un autre membre. Il devra compléter un « pouvoir » joint à la convocation. Un maximum de deux pouvoirs par membre présent est à respecter. 

Le membre absent plus de deux fois sans excuse se verra exclu par le Conseil d'Administration.

3 - ORGANISATION ET GESTION DU CENTRE :

3-1 Les Adhérents :

Ils se réunissent au moins une fois par an en Assemblée Générale, appelée aussi Assemblée Annuelle.

Ils élisent leurs représentants au Conseil d'Administration, examinent et valident les rapports d'activités, financier et moral, ainsi que les projets du Centre Social soumis à l'agrément de la  Caisse d'Allocations Familiales ou de la Ville.

3-2 Le rôle du Conseil d'Administration :

Etudier les besoins du quartier et leur évolution ;

Rechercher les moyens pour y répondre avec les travailleurs sociaux ;

Echanger avec ces derniers les informations nécessaires permettant une adaptation constante de leurs actions aux besoins réels de la population ;

Adopter le budget annuel du Centre Social ; 

Assurer le suivi de la gestion administrative et financière du Centre Social ; 

Décider des investissements importants, supérieurs à 300 € (valeur 2005, à corriger en fonction de l' indice des prix de l'INSEE) ;

Favoriser et coordonner les activités du Centre Social en collaboration avec le Directeur, les Salariés et les Bénévoles ;

Approuver en particulier toutes évolutions importantes des contrats  de travail des salariés ou des ressources humaines ;

Tout membre du  Conseil d'Administration, avec accord du Président de l'Association, pourra se faire assister d'experts ou de conseillers techniques, à un moment donné, quant aux questions à l'ordre du jour. Ces personnes, dont le nombre ne devra pas dépasser deux par  Conseil d'Administration.

3-3 Le rôle du Bureau :

Préparer l'ordre du jour et les documents pour les Conseils d'Administrations en liaison avec le Directeur.

Veiller à l'application des décisions du  Conseil d'Administration en liaison avec le Directeur.

Décider des petits investissements inférieurs à 300 € (valeur 2005, à corriger en fonction de l'indice  des prix de l'INSEE) , en liaison avec le Directeur. 

3-4 Le Président de l'Association :

Il dirige les travaux du Conseil d'Administration. Il participe, avec le Directeur, à l'étude, à la définition des projets d'action sociale et éducative mis en oeuvre par le Centre Social.

Il est garant, conjointement avec le Directeur, du projet et des orientations du Centre Social, et s'assure que la mise en oeuvre des décisions prises par le Conseil d'Administration est effective.

Il est ordonnateur principal des dépenses.

Le Président propose au Conseil d'Administration le rapport  moral annuel et le budget prévisionnel du Centre Social conjointement avec le Trésorier.

Il participe aux négociations, rencontres et échanges avec les Elus locaux, les Institutions et les Administrations, avec le Directeur du Centre Social.

3-5 Le trésorier de l'Association : 

En relation avec le Directeur, le Trésorier contrôle les comptes financiers du Centre Social.

A ce titre, il assure les fonctions comptables (signatures des ordres de recettes, de dépenses, chèques).Il prépare le rapport financier de l'Assemblée Générale ordinaire et le budget avec son suivi.

3-6 Le Secrétaire de l'Association :

Il rédige, en liaison avec le Président et le Directeur du Centre Social, les procès verbaux des réunions du Conseil d'Administration et les relevés de décisions du Bureau, ainsi que la préparation éventuelle de documents ou de courriers.

3-7 Le Directeur du Centre Social :

Il dirige le Centre Social sous l'autorité du Conseil d'Administration, assure par délégation la gestion financière, administrative et l'animation générale de l'association.

En collaboration avec le Conseil d'Administration, le Directeur du Centre  Social est chargé notamment :

D'étudier les besoins du quartier, leur évolution et de rechercher les moyens d' répondre ;

De préparer chaque année le budget prévisionnel du Centre Social qui doit être présenté avec le Trésorier à l'approbation du Conseil d'Administration ;

D'assurer l'exécution des décisions prises par le Conseil d'Administration au niveau des activités et des services ;

D'ordonnancer les dépenses nécessaires au bon fonctionnement du Centre  Social ;

De veiller au bon état et au bon ordre des bâtiments, à l'extérieur et à l'intérieur, ainsi qu'à l'hygiène et à la sécurité des lieux ;

De veiller à la tenue régulière des documents administratifs et financiers, et d'assurer les contrôles de gestion nécessaires à la bonne marche de l'établissement ;

D'établir le rapport annuel de fonctionnement du Centre, conjointement avec l'Equipe des bénévoles et des salariés, et de présenter au Conseil d'Administration les orientations pour l'exercice à venir. Il prépare le rapport d'activités pour l'Assemblée Générale ordinaire ;

De réaliser le montage partenarial et institutionnel nécessaire au déroulement des projets.

3-8 Le Personnel du Centre Social :

Le personnel du Centre Social est soumis à la Convention Collective en vigueur, et relève de l'autorité du Directeur.

D'une façon générale, toutes les questions de personnel (embauches, affectations, mutations) sont traitées par le Directeur du Centre Social, en concertation avec le Président, et sont soumises à l'approbation du Conseil d'Administration.

A la demande du Directeur du Centre Social, et avec l'accord du Président du Conseil d'Administration, le personnel peut être amené à participer, avec voix consultative, aux réunions du Conseil d'Administration et du Bureau.

Un représentant du personnel sera élu par ses pairs conformément aux règles du droit du travail en vigueur .

4 .  ORGANISATION TECHNIQUE :

4-1 Les activités propres du Centre Social :

4-1.1 Nature :

Les activités mises en place dans le Centre Social doivent :

Présenter un caractère social, familial, éducatif, culturel et sportif ;

Se développer dans une perspective de promotion et d'insertion ;

Avant sa mise en place définitive, toute nouvelle activité doit être présentée au Conseil d'Administration.

4-1.2 Fonctionnement :

Chaque activité est rattachée à un domaine d'intervention avec des référents, salariés , bénévoles :

Leur mission est de :

Veiller au bon fonctionnement ;

Assurer le suivi et présenter le bilan et les perspectives au Conseil    d'Administration ;

Rechercher les financements nécessaires ;

Recouvrer les participations des adhérents.

Les crédits annuels permettant le fonctionnement des activités sont ouverts par le Conseil d'Administration lors du vote du budget de l'exercice en cours.

La contribution financière demandée aux adhérents est calculée de manière à couvrir les frais de fonctionnement de chaque activité en tenant compte des autres financements. Ces participations sont validées par le Conseil d'Administration, en relation avec les orientations générales de l'Association.

Une liste des contributions (adhésions, cotisations, réductions familiales) sera publiée annuellement. D'une manière générale, tous les produits obtenus, sous quelque forme que ce soit (subventions, dons, produits de souscription), sont enregistrés et intégrés dans la comptabilité du Centre Social.

A la demande des adhérents, et en l' absence du personnel, les activités peuvent fonctionner, à la condition expresse que l'ouverture et la surveillance des bâtiments soient assurées par une personne dûment mandatée par le Président et le Directeur du Centre Social. En particulier, l'accès à Internet ne pourra se faire qu'en présence effective d'un salarié ou d'un bénévole. Ceci sera affiché près des stations d'accès d'Internet. Tout accès à des sites pornographiques, pédophiles, racistes, sera interdit de même que tout téléchargement.

4-2 Les activités extérieures fonctionnant dans les locaux du Centre ou avec des moyens du Centre :

Les Associations qui oeuvrent dans la zone d'influence du Centre Social, peuvent obtenir du Conseil d'Administration, ou par délégation du Président, l'autorisation d'utiliser les locaux ou matériel du Centre Social moyennant une convention, et doivent obligatoirement avoir leur propre contrat d'assurance.

Les Associations accueillies doivent avoir un caractère social, éducatif, culturel ou sportif, à l'exclusion de toutes activités à but politique ou religieuse, conformément aux accords avec la Ville.

Toutes les autorisations sont données à titre précaire et peuvent être remises en cause à tout instant par le Conseil d'Administration.

4-3 Mesures de sécurité des bâtiments et d'ordre public : 

Tout utilisateur du Centre Social, individu ou groupe, doit respecter et se conformer aux mesures de sécurité en vigueur dans l'établissement.

L'application de la réglementation de la sécurité est placée sous la responsabilité du Directeur du Centre Social, ou de son représentant dûment mandaté.

Les interdictions de l'usage de tabac, alcool, drogues légales ou non dans les locaux devront être affichées et respectées.

5 . ORGANISATION FINANCIERE :

Le Centre Social est doté d'une personnalité financière. A ce titre, il dispose de comptes financiers propres.

L'ordonnancement des dépenses et des recettes est effectué selon le principe de la double signature des ordonnateurs.

Les fonctions d'ordonnancement sont assurées par le Président du Centre Social, qui est l'ordonnateur principal, ou par le Trésorier.

Les fonctions comptables sont assurées par le Trésorier du Conseil d'Administration et par la Secrétaire comptable du Centre Social, ou leurs délégués.

Le Conseil d'Administration adopte le budget de l'année suivante au cours du dernier trimestre de l'année en cours et le soumet à l'Assemblée Générale ordinaire.

6 . MODIFICATION DU REGLEMENT INTERIEUR :

Sur proposition du Bureau, le règlement intérieur peut être modifié. Il devra dès lors être approuvé à nouveau par le Conseil d'Administration, puis rediffusé aux membres du Conseil d'Administration. Un affichage au Centre Social sera effectué en permanence.

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